Wat betekent 1:3 en 3:1 als het over taken of rollen gaat?
Het traditionele denken in functies en functiehuizen maakt een organisatie heel inflexibel, traag en daardoor kwetsbaar. Het is ontstaan in het traditionele hiërarchische systeem.
Wanneer je denkt vanuit de noodzaak om flexibel en snel te kunnen schakelen, dan kom je al snel bij taken en rollen uit, en niet bij functies. Een taak is daarbij een kleine afgebakende opdracht die iemand snel kan leren.
In het TPS (Toyota Production System) denken is iedere taak door de medewerkers en de teamleider zelf beschreven en wordt die beschrijving bij iedere kleine verandering of verbetering door de medewerkers en de teamleider zelf aangepast.
In een goede taakbeschrijving (Standaard Werkbeschrijving) staat niet alleen hoe je de taak moet uitvoeren, maar minstens zo belangrijk, waarom je de taak zo uitvoert, hoe je zelf kunt controleren of de taak op de juiste manier is uitgevoerd, en wie (eventueel) de ontvanger van jouw werk is.
Maar waar staat nu die 1:3 en 3:1 voor?
1:3 staat voor: Iedere (ingewerkte) medewerker beheerst minimaal 3 taken of rollen.
3:1 staat voor: Er zijn minstens 3 medewerkers die deze taak of rol kunnen uitvoeren.
Op deze manier creëer je meerdere positieve uitkomsten:
- Flexibiliteit bij ziekte of vakantie.
- Extra capaciteit als dat om enige reden ineens nodig is.
- Leren van elkaar en begrip voor elkaars werk.
- Meer mensen die met ideeën komen voor verbeteringen.
- Meer zicht op het belang binnen de gehele keten (systeemdenken).
- Meer variatie in het werk.